Gestión de Exceso y Obsolescencia: Un Proceso Crítico que No Puede Estar en Piloto Automático

Gestión de Exceso y Obsolescencia: Un Proceso Crítico que No Puede Estar en Piloto Automático

En la gestión de inventarios, el proceso de Exceso y Obsolescencia (E&O) a veces puede parecer una tarea secundaria, pero cuando se maneja de manera inadecuada, se convierte en una responsabilidad urgente y de alto riesgo. Ya sea que se tenga demasiado de la pieza equivocada o no suficiente de las críticas, las consecuencias son reales: dinero perdido, tiempo perdido y confianza perdida.

Contrario a la creencia popular, gestionar E&O no se trata solo de desechar inventario antiguo. Se trata de tomar decisiones informadas y proactivas para prevenir acumulaciones, respaldar los compromisos de servicio y mantener una cadena de suministro ágil y eficiente.

Acciones Clave: Perspectiva, Alineación y Urgencia

Un proceso efectivo de E&O requiere una coordinación clara, especialmente con los equipos de planificación, compras, finanzas y operaciones. No es una función aislada.

• Identificar proveedores disponibles temprano: Comprender las opciones de suministro, los tiempos de entrega y las condiciones de entrega. Establecer relaciones sólidas con contactos confiables para no estar improvisando durante emergencias.
• Conocer los contratos y SLAs: La estrategia para eliminar o reutilizar inventario debe alinearse con los compromisos comerciales y los plazos.
• Asegurar aprobaciones oportunas: Tener rutas de escalamiento y flujos de autorización listos. Los retrasos en la toma de decisiones pueden llevar a perder ventanas de oportunidad.

De Informes a Resultados: Cómo la Analítica de Datos Impulsa las Decisiones de E&O

La función de informes juega un papel crítico, pero no se trata solo de hojas de cálculo. Se trata de convertir datos crudos en perspectivas estratégicas.

Se necesitan miembros del equipo que combinen experiencia en gestión de inventarios con fuertes habilidades en análisis de datos. Estos profesionales pueden:

• Identificar patrones que indiquen riesgos de obsolescencia
• Seleccionar las piezas adecuadas para la acción según costo, criticidad y uso
• Contar la historia detrás de los números para obtener apoyo ejecutivo

Sin informes y análisis precisos y perspicaces, el proceso de E&O se convierte en una conjetura, y eso es un camino rápido hacia decisiones pobres y ahorros perdidos.

Proceso de E&O: Equilibrando Automatización con Iteración Ágil y Control

Si bien la automatización puede agilizar los procesos y mejorar la eficiencia, es esencial iterar y adaptar continuamente el proceso de Exceso y Obsolescencia (E&O). Es tentador asumir que una vez que la automatización está en su lugar, el proceso puede funcionar en piloto automático, pero los principios ágiles nos recuerdan que los ciclos de retroalimentación y la mejora continua son clave para el éxito sostenible.

En lugar de aplicar un enfoque rígido y único para las revisiones de E&O, recomendamos utilizar ciclos iterativos para evaluar y refinar estrategias regularmente. Al igual que en la gestión de proyectos ágiles, el proceso de E&O debe evolucionar según:

• Retroalimentación basada en datos: Evaluar continuamente el rendimiento de los modelos de automatización. ¿Están eliminando piezas que no deberían desecharse? ¿Están perdiendo piezas críticas que deben reabastecerse?
• Colaboración: Trabajar estrechamente con equipos multifuncionales (por ejemplo, planificación, compras, finanzas) para mantenerse alineados en prioridades y hacer ajustes según sea necesario.
• Automatización controlada: Si bien se recomienda altamente la automatización total cuando es factible, debe ir acompañada de controles establecidos para detectar errores potenciales y garantizar que el proceso siga siendo lo suficientemente flexible como para adaptarse a cambios imprevistos en la demanda o el rendimiento del proveedor.

Es esencial mantenerse ágil en cómo se monitorea y ajusta la metodología, porque, sin iteraciones y revisiones periódicas, incluso los sistemas automatizados pueden llevar a omisiones costosas o ineficiencias.

Cuando se hace correctamente, el proceso de E&O no solo reduce el desperdicio, sino que libera capital de trabajo, fortalece su cadena de suministro y garantiza que esté listo cuando más importa.