Cómo optimizamos 8 roles en 3 mediante automatización y diseño inteligente

En una empresa tecnológica global que opera en el ámbito de la gestión de inventarios y la cadena de suministro, nuestro equipo tuvo la tarea de migrar 8 roles de informes de EE. UU. a Costa Rica. Estos roles se centraban principalmente en informes de inventario y órdenes de venta, apoyando a diversos interesados en las operaciones de la cadena de suministro.

Desde el principio, vimos esto como más que una simple transferencia de responsabilidades: era una oportunidad para repensar la estructura y optimizar cómo se realizaba el trabajo. Comenzamos mapeando cada paso del proceso de informes. Rápidamente quedó claro que los flujos de trabajo estaban llenos de ineficiencias: un gran esfuerzo manual, limpiezas de datos redundantes y enfoques fragmentados para extraer y analizar información.

Para abordar esto, nos enfocamos en tres mejoras principales:

• Automatización: Implementamos macros de VBA en Excel, fórmulas avanzadas y flujos de trabajo en MS Access para eliminar el trabajo manual repetitivo.
• Obtención de datos más inteligente: Al reevaluar cómo extraíamos datos de SAP e Hyperion, reducimos la necesidad de posprocesamiento y mejoramos la precisión.
• Integración directa: Donde fue posible, nos conectamos directamente a las bases de datos para evitar pasos basados en archivos y mejorar la eficiencia.

Esta transformación no se realizó de forma aislada. Colaboramos estrechamente con la gerencia y los interesados para comprender las necesidades del negocio y asegurar la alineación, mientras liderábamos los esfuerzos de planificación y capacitación en Costa Rica para garantizar una incorporación fluida de los nuevos propietarios del proceso.

Un resultado inesperado pero valioso fue la oportunidad de auditar los informes mismos. Identificamos informes obsoletos o no utilizados, los llamados "zombis", y los retiramos o combinamos, asegurando que lo que quedaba cumpliera un propósito comercial claro.

¿El resultado? La misma carga de trabajo que antes manejaban 8 roles ahora podía ser gestionada eficazmente por solo 3, con una mayor consistencia, tiempos de entrega más rápidos y una salida de mayor calidad.

Herramientas utilizadas: SAP, Hyperion, Excel (con VBA), MS Access.

Dominio: Tecnología, Gestión de Inventarios, Cadena de Suministro.